Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Om ouders uit te kunnen nodigen voor de ouderavond zult u deze eerst moeten importeren of genereren. Dat kan in de desktop én in de ouderavondcliënt. 

Het formeren van gezinnen in Zermelo gaat relatief eenvoudig. Zowel leerlingen als ouders zijn (of worden) gebruikers in het portal. Voor iedere gebruiker kunnen adresgegevens ingevoerd worden. De software maakt vervolgens voor ieder uniek adres gezinnen aan. Daarna heeft u alle vrijheid dit te bewerken, bijvoorbeeld wanneer een leerling in een tweede gezin mag zitten. 

De belangrijkste stap is het toevoegen of actualiseren van ouders in uw portal. Anders dan leerlingen of docenten zijn ouders niet automatisch bekend in het portal. Er zijn verschillende manieren om deze ouders toe te voegen. 
Over het algemeen zijn de gezinnen bekend in de schooladministratie. In deze handleiding vindt u een omschrijving hoe u de ouders en gezinnen uit SOMtoday verwerkt en hoe u een soortgelijk bestand maakt met gegevens uit Magister.

Deze pagina beschrijft de vierde stap van het proces van het organiseren van een ouderavond.


Op deze pagina

Zie ook:

Het gezinnenscherm

Het kan zijn dat, als u voor het eerst het gezinnenscherm opent, u voor uw school al een uitgebreide invulling ziet van gezinnen, ouders, en leerlingen. Dit komt omdat gezinnen niet afhankelijk zijn van schooljaren. Een leerling zit immers niet alleen in een gezin gedurende een schooljaar, maar zolang de ouders van het kind samen zijn. Dit betekent dat u, als u voor vorig jaar al eens een ouderavond heeft geroosterd, u de gezinsindelingen tegenkomt die u toen heeft ingevuld.

Daarnaast is het mogelijk dat er gezinnen in uw portal staan met leerlingen die niet in uw roosterbestand staan. Dit zijn dan waarschijnlijk leerlingen die op een andere school zitten waarmee u het portal deelt. Dit komt veel voor bij scholengroepen die onder hetzelfde BRIN nummer werken. Er kunnen veel redenen zijn waarom twee kinderen in een gezin ingeschreven zijn voor verschillende scholen binnen hetzelfde portal. Het is dan ook mogelijk dat u leerlingen van uw school in hetzelfde gezin tegenkomt evenals één of meerdere leerlingen uit andere scholen. Zolang u de adresgegevens van de leerlingen en ouders nauwkeurig heeft gecontroleerd op correctheid is het samenstellen en onderhouden van deze gezinnen geen enkel probleem.

Bij eerste binnenkomst van het gezinnenscherm zou het er als volgt uit kunnen zien:

In de bovenstaande voorbeeldsituatie is er een bestand geopend waarin leerlingen uit verschillende afdelingen te zien zijn. Het tabblad Leerlingen toont alle leerlingen die in het portal bekend zijn, die tevens in uw roosterbestand zitten. Van elke leerling worden de adresgegevens getoond, zoals deze in het portal bekend zijn. Als u het scherm sluit, de adresgegevens van de leerlingen aanpast, en dan weer opnieuw het scherm in zou gaan zouden de gegevens van de leerlingen direct aangepast moeten zijn. 

Daarnaast zien we per leerling of de status OK is, of onvolledig. In het geval dat er adresgegevens ontbreken, worden die cellen in de kolommen links van de status in het rood weergegeven. Daarnaast is er een kolom die aangeeft in hoeveel gezinnen de leerling zit, en hoeveel ouders er via de gezinnen aan de leerling gekoppeld zijn.

Ouders toevoegen

Ouders worden aangemaakt in de ouderavondcliënt om gespreksaanvragen in te kunnen dienen via het Zermelo Portal. De ouders zullen na aanmaken ook in het gebruikersoverzicht van het portal worden aangemaakt, met gebruikersrol ouder en gebruikerstype Ouder/Verzorger.

Wanneer de software een ouder aanmaakt, wordt als gebruikersnaam een code aangemaakt die bestaat uit een v (verzorger) en een volgnummer. Ouders kunnen met dit nummer en een wachtwoord inloggen. Om het eenvoudiger (en persoonlijker) voor de ouders te maken, is het voor hen ook mogelijk bij het inloggen als gebruikersnaam het e-mailadres te gebruiken.

U kunt op verschillende manieren ouders toevoegen: importeren (met gegevens uit de schooladministratie) of genereren (uit de adresgegevens van de leerlingen zoals die in Zermelo staan). Afhankelijk van of u SOMtoday, of Magister gebruikt, vindt u hieronder een stappenplan. Ook als u geen gebruik wilt maken van uw schooladministratiesysteem, wordt hieronder uitgelegd welke stappen u moet nemen.

Gezinnen samenstellen

Op basis van de ouders en de leerlingen die in het systeem zitten, kunt u gezinnen gaan samenstellen. Net als bij het toevoegen van ouders kunt u ook bij het samenstellen van gezinnen kiezen uit importeren en genereren. Wanneer u gebruik wilt maken van gegevens uit SOMtoday of Magister om ouders te importeren, gebruikt u hier de optie importeren. Indien u ouders heeft gegenereerd op basis van adresgegevens leerlingen, kunt u op deze manier ook gezinnen genereren. Ook deze stap wordt hieronder uitgelegd, afhankelijk van uw situatie.

Ouders en gezinnen toevoegen of beheren vanuit SOMtoday, Magister of Zermelo

Afhankelijk van uw situatie zijn er 3 situaties die hieronder zijn beschreven. We adviseren om zo mogelijk situatie 1 of 2 te gebruiken.

  1. Uw school gebruikt SOMtoday als leerlingadministratiepakket. Vanuit SOMtoday kunt u een exportbestand genereren met ouders/verzorgers. Deze zogenaamde verzorgersexport kunt u gebruiken om ouders en gezinnen aan te maken of te actualiseren in het Zermelo Portal.

    SOMtoday ELO

    Heeft uw school de SOMtoday ELO module? In dat geval kunt u ouders/verzorgers gesprekken ook laten aanvragen binnen SOMtoday.

  2. Uw school gebruikt Magister als leerlingadministratiepakket. U kunt gegevens uit Magister gebruiken om ouders en gezinnen aan te maken of te actualiseren door met behulp van Excel een SOMtoday verzorgersexport na te maken. Hieronder leest u hoe u dat kunt doen.
  3. U wilt geen gebruik maken van gegevens uit uw leerlingadministratiepakket. Op basis van de leerlinggegevens die u in Zermelo heeft staan, kunt u op basis van het adres ouders en gezinnen genereren.

Gesprekken aanvragen via SOMtoday

Als u ouders gesprekken wilt laten aanvragen in SOMtoday, dan moet u de ouders en gezinnen toe voegen vanuit de verzorgersexport uit SOM. Het is dan namelijk verplicht dat ouders in Zermelo het UUID hebben dat dezelfde ouders in SOM ook hebben. Volg dus de stappen die hier onder genoemd zijn bij Situatie 1: U wilt ouders en gezinnen toevoegen of beheren vanuit SOMtoday.

 Situatie 1: U wilt ouders en gezinnen toevoegen of beheren vanuit SOMtoday

Ouders importeren vanuit SOMtoday

Bij het importeren van ouders uit SOMtoday wordt rekening gehouden met gescheiden ouders. Voor beide ouders wordt een eigen login aangemaakt en straks zal elke ouder een eigen gezin krijgen, waarin de leerling zit. (Een leerling kan dus deel uitmaken van meer dan één gezin).

U kunt een export maken in SOMtoday van de ouders/verzorgers, de zogenaamde verzorgersexport. U krijgt een .csv bestand dat u kunt importeren.

Om binnen SOMtoday de verzorgersexport te maken dient u de volgende opties te doorlopen:
  1. Ga naar het kopje "Beheer".
  2. Ga naar het tabblad "Import & Export".
  3. Kies daar voor de optie "Verzorgers".
  4. Kies voor "Gegevens verzorgers op aparte regels opnemen".
  5. U drukt onderaan het formulier op "Exporteren".

Het .csv bestand wordt nu gegenereerd en u kunt het, zodra het voltooid is, opslaan door er op te klikken.


Open het scherm Leerlingen > Gezinnen in de desktop. (Of Modellering > Gezinnen in de Ouderavondcliënt).

Ga naar Ouders > Importeren uit SOMToday of SOMtoday > Ouders importeren.

Zoek het desbetreffende bestand op en klik op openen. Het volgende importscherm opent. Dit scherm heeft drie Tabbladen: Gewijzigde ouders in portal, Nieuw in portal aan te maken ouders en Ongewijzigde ouders in portal.

U kunt in zowel het eerste als in het tweede tabblad ouders selecteren of deselecteren om vervolgens met het groene vinkje de aanpassingen op te slaan in het portal.

Zodra u de voorstellen voor ouders die aangeleverd zijn heeft geaccepteerd, zult u zien dat de ouders in beeld komen onder het tabblad "Ouders/Verzorgers".

De oplettende lezer ziet dat bij de oudercodes een sterretje wordt weergegeven. Dit komt omdat het aanmaken van de ouders pas wordt uitgevoerd op het moment dat u op de groene vink drukt. Omdat een andere roostermaker van een andere school in uw portal gelijktijdig bezig zou kunnen zijn met het aanmaken van ouders en gezinnen wordt er gewacht met het toekennen van de ID's voor de ouders tot het moment dat u het scherm met de groene vink sluit. U kunt de ouder echter gewoon aan gezinnen toevoegen.

Verder zien we dat de ouders allemaal nog niet in een gezin zitten, en dat er dus ook nog geen leerlingen aan deze ouders gekoppeld zijn. Dat is de volgende stap.

Wanneer u de ouders/verzorgers met het groene vinkje heeft geaccepteerd, wilt u bij deze ouders de leerlingen plaatsen om zo een gezin te vormen. Hoe u dit doet leest u in de paragraaf "Gezinnen samenstellen vanuit gegevens in SOMtoday" hieronder.

Gegevens ouders updaten

Wanneer u adresgegevens van ouders wilt updaten, dan kunt u opnieuw kiezen voor Ouders > Importeren uit SOMtoday of SOMtoday > Ouders importeren en een verzorgersexport aanwijzen. Dit is handig wanneer u voor een tweede ouderavond wilt controleren of er nog iets veranderd is. Misschien zijn er mensen verhuisd, hebben een nieuw e-mailadres gekregen, of is er een nieuwe leerling op school gekomen waar ook ouders bij horen die nog niet in het portal stonden.

PORTAL 1.6 Er wordt gewerkt aan een automatische koppeling tussen SOMtoday en het Zermelo Portal. Op dit moment is dit project in de pilot-fase. Het resultaat zal zijn dat gebruikers automatisch in het portal worden aangemaakt. De verzorgers-export is dan niet meer nodig voor het importeren en updaten van ouders, maar nog wel voor het importeren van gezinnen.

Gegevens ouders handmatig updaten

DESKTOP 3.5.3 De volgende veranderingen gaan niet automatisch, maar kunt u wel handmatig regelen:

  • Ouders die eerst wél een account hadden in SOMtoday, maar nu niet meer
    Als voor de ouder reeds een gebruiker bestaat in het Zermelo Portal, dan zal deze na een nieuwe import van het verzorgersbestand NIET verwijderd worden. Wanneer een ouder dus in SOM het recht op inloggen verliest, dient u deze ouder in Zermelo ook handmatig het recht op inloggen te ontnemen. Dit doet u door de betreffende gebruiker in het portal te archiveren.
    U wordt hiervoor gewaarschuwd wanneer u opnieuw de ouders importeert:
     
  • Ouders die eerst op hetzelfde adres woonden, maar nu niet meer
    Stel dat er in Zermelo een gezin bestaat met twee ouders, maar dat deze twee ouders inmiddels op verschillende adressen wonen. Op het moment dat u opnieuw de ouders importeert, ziet u de adreswijzigingen. Vervolgens krijgt u een melding dat er gezinnen zijn waarvan de ouders nu niet meer op één adres wonen. Wanneer u wilt dat de ouders vanaf nu apart van elkaar gesprekken kunnen aanvragen voor de ouderavond, dan dient u deze gezinnen zelf bij langs te lopen. Dit doet u door onder het tabblad "Gezinnen" de betreffende gezinsnummers op te zoeken, deze te selecteren, en in het menu naar Gezinnen > Scheiden te gaan.
     

Gezinnen samenstellen vanuit de gegevens in SOMtoday

Als u import uit SOMtoday ook heeft gebruikt bij het inlezen van de ouders/verzorgers, kunt u hetzelfde bestand hier nogmaals gebruiken voor de import van gezinnen. De leerlingen worden dan voor elke verzorger in een gezin gezet, zolang als dat hun relatie in het bestand omschreven staat.

Ga naar Gezinnen > Importeren uit SOMtoday of SOMtoday > Gezinnen importeren en kies weer de verzorgersexport van SOM.  In het tussenscherm ziet u welke ouders en leerlingen bij elkaar in een gezin worden gezet. 

Het kan zijn dat er een gezin Nieuw of Gewijzigd is terwijl u dat niet wilt, bijvoorbeeld omdat u van tevoren al handmatig een gezin had aangemaakt op een andere manier dat in de verzorgersexport staat. In dat geval kunt u in de kolom 'Status' klikken om het aanmaken of wijzigen van dit gezin te negeren. Sluit af met het groene vinkje.

Na opslaan zullen de gezinnen worden geüpload naar het portal.

 Situatie 2: U wilt ouders en gezinnen toevoegen of beheren vanuit Magister

Ouders en gezinnen beheren vanuit Magister

Bij het importeren van ouders uit Magister wordt rekening gehouden met gescheiden ouders. Voor beide ouders wordt een eigen login aangemaakt en straks zal elke ouder een eigen gezin krijgen, waarin de leerling zit. (Een leerling kan dus deel uitmaken van meer dan één gezin).

De koppeling met Zermelo is echter gebaseerd op een exportbestand uit SOMtoday, de zogenaamde verzorgersexport. Dit is een .csv bestand dat u kunt importeren. Op dit moment is er vanuit Magister geen enkelvoudige export van oudergegevens beschikbaar. Met twee mogelijke exports (leerlingen en ouders) uit Magister, kunt u wel een te importeren bestand (na)maken. Met behulp van onderstaande stappen maakt u dus van twee exportbestanden uit Magister een SOMtoday verzorgersexport.

Vanuit Magister heeft u de volgende twee bestanden nodig:

Een leerlingenbestand bestaande uit de volgende kolommen in deze volgorde:

-          Stamnummer
-          Achternaam
-          Tussenvoegsel
-          Voornaam
-          Straat
-          Huisnummer + toevoeging
-          Postcode
-          Woonplaats

Het ouder/verzorger bestand bestaande uit de volgende kolommen in deze volgorde:

-          Stamnummer kind
-          Achternaam ouder
-          Tussenvoegsel ouder
-          Voornaam ouder
-          Straat ouder
-          Huisnummer + toevoeging ouder
-          Postcode ouder
-          Woonplaats ouder
-          Emailadres ouder

Per kind kunnen er één of meerdere ouders/verzorgers in de lijst komen. 
Als ouders op hetzelfde adres wonen, ziet Zermelo ze als één gezin.
Bij gescheiden ouders kan er zowel voor vader als voor moeder een gezin worden aangemaakt
Per ouder kunnen er meerdere regels komen als een ouder meerdere kinderen heeft.

Werkwijze gezinsimport maken

De gezinsimport bestaat uit een puntkomma-gescheiden bestand, waarin de gegevens van de leerlingen en ouders gecombineerd staan. In de importtool die we straks gaan gebruiken  in het gezinnenscherm (de SOMTodayimport) wordt om veel meer gegevens gevraagd dan we hier nodig hebben. Deze zullen we simuleren met lege kolommen.

Stap 1. Aanmaken gezinstabblad

De te maken gezinsimport bestaat uit 34 kolommen, kolom A t/m AH. De kolommen zijn aangegeven met hun kolomletter. Open in Excel (of een andere spreadsheetprogramma) een nieuw bestand en kopieer de onderstaande regel in rij 1. Het is van belang dat kolom A tot en met AH allemaal een kolomkop hebben. Met “tekst naar kolommen” kunt u deze vervolgens in de juiste kolommen krijgen. Dit wordt het gezinstabblad.

Kolomkoppen

Volgnummer A; leerlingnummer B; achternaam C; voorvoegsel D; roepnaam E; voornamen F; G; H; I ; J; K; straat L; huisnummer M; postcode N; woonplaats O; P; Q; R; S; T; U; V; W; Email adres ouder X; Y; Z ; AA; AB; AC; AD; AE; AF; AG; AH


Stap 2. Openen leerlingenbestand in leerlingtabblad

Open het in magister gegenereerde leerlingenbestand in een nieuw tabblad. Dit tabblad gaan we als volgt bewerken.

a. Maak een nieuwe eerste kolom aan (volgnummer). Vul die voor alle leerlingen met het getal 0. (Deze 0 geeft aan dat het om een leerling gaat). 
b. Voeg lege kolommen toe, zodanig dat de kolominformatie van het leerlingentabblad overeenkomt met de kolominformatie van het gezinstabblad. Dus in kolom A staat het volgnummer, in kolom B het stamnummer, in kolom C de achternaam etc. Bij de leerlingen vullen we de kolom roepnaam E met hun voornaam.

Kopieer alle regels van dit leerlingtabblad naar het gezinstabblad.

Stap 3. Openen ouderbestand in oudertabblad

Open het in magister gegeneerde ouders/verzorgersbestand in een nieuw tabblad. Dit tabblad gaan we als volgt bewerken.

a. Maak een nieuwe eerste kolom aan (volgnummer). Vul die voor alle ouders met het getal 1. (Deze 1 geeft aan dat het om een ouder gaat).
b. Voeg lege kolommen toe, zodanig dat de kolominformatie van het oudertabblad overeenkomt met de kolominformatie van het gezinstabblad. Dus in kolom A staat het volgnummer, in kolom B het stamnummer, in kolom C de achternaam etc. Bij de ouders/verzorgers vullen we de kolom voornamen F met hun voorletter(s).

Kopieer alle regels van dit oudertabblad naar het gezinstabblad.

Stap 4. Verzamelen gegevens in gezinstabblad

Open nu het gezinstabblad van het document (zoals aangemaakt in stap 1). Hierin hebben we nu de gegevens van de leerlingen en ouders/verzorgers onder elkaar staan. Sorteer dit tabblad nu op leerlingnummer en vervolgens op  volgnummer. Je hebt nu een bestand wat er zo uit ziet:

Als er meer ouders bekend zijn (bijvoorbeeld in een gescheiden gezin), zullen er meerdere ouders onder een leerling staan.

Leerlingnummers weghalen bij ouders

De software ziet ouders die meerdere kinderen hebben, als twee verschillende ouders. Totdat we dit opgelost hebben, dient u het volgende te doen:

  • Filter op Volgnummer 1 (de eerste kolom, A). U ziet nu alleen de ouders in beeld, en niet meer de leerlingen.
  • Selecteer alle cellen in de kolom Leerlingnummer (de tweede kolom, B), behalve de bovenste cel.
  • Klik op de <Delete>-knop op uw toetsenbord. Nu zijn van de ouders die in beeld zijn, de leerlingnummers verwijderd.
  • Zet het filter weer uit. Nu ziet u bij elke leerling (volgnummer 0) een leerlingnummer staan, maar bij elke ouder (volgnummer 1) niet.

Vanaf DESKTOP 3.5.3 is het niet meer nodig om de leerlingnummers bij ouders weg te halen.

Stap 5. Opslaan als csv bestand

Sla dit gezinstabblad op als gezinnen.csv bestand (lijstscheidingsteken moet een puntkomma zijn, controleer dit door het bestand te openen met bijvoorbeeld notepad. Eventueel kunt u dan met zoeken/vervangen dit wijzigen).

Importeren Ouders en Gezinnen

U heeft nu een bestand samengesteld dat hetzelfde is als de verzorgersexport uit SOMtoday. Om dit te verwerken, kunt u dit bestand ook als zodanig beschouwen. Zermelo "denkt" nu dat u een SOMtoday verzorgersbestand gaat importeren.
Voor een uitgebreidere toelichting op de stappen kunt u nu ook situatie 1 (U wilt ouders en gezinnen toevoegen of beheren vanuit SOMtoday) bekijken en uw bestand als SOMtoday verzorgersexport beschouwen.

Beknopte toelichting:

Dit bestand is kunt u nu importeren in het Gezinnenscherm (in de desktop Leerling > Gezinnen) onder

Ouders > Importeer uit SOMToday  (nu worden de ouders/verzorgers aangemaakt)

En vervolgens

Gezinnen > Importeren uit SOMtoday (nu zullen de gezinnen worden geïnterpreteerd).

Voorbeeld

Dit bestand is een voorbeeld van hoe uw gezinstabblad er uit zou kunnen zien.

Voorbeeld_gezinnen.csv

Het importeren van dit bestand leidt tot de volgende 6 nieuwe ouders en 5 nieuwe gezinnen.

 Situatie 3: U wilt ouders en gezinnen toevoegen of beheren op basis van adressen van leerlingen vanuit Zermelo

Genereer ouders op basis van adressen van leerlingen

Bij het genereren van ouders op basis van de adresgegevens van de leerlingen wordt er geen rekening gehouden met gescheiden ouders. Er zal slechts één ouder worden aangemaakt bij elke leerling met een uniek adres in het portal.

Om ouders te kunnen genereren is het belangrijk om de adresgegevens van de leerlingen in het portal up-to-date te hebben. U kunt dit doen door de adressen in het portal te synchroniseren via Gebruikers > importeren.

Ook is het nuttig om de e-mailadressen van de ouders toe te voegen. Dit doet u als volgt in de desktop. In de Zermelo Desktop vult u een kolom #OUDERSEMAIL (let op hoofdlettergevoelig) een e-mailadres voor de ouders. Deze kolom dient u in het leerlingendomein zelf aan te maken via Bewerken > Extra eigenschap.

Als een ouder van een gezin met alleen leerlingen in #uit een e-mailadres in het portal heeft staan, dan krijgt deze óók een mail als u het portal aan alle ouders tegelijk een wachtwoord laat mailen. Dit is waarschijnlijk niet gewenst. We raden dus aan om voor leerlingen die in #uit zitten de kolom #OUDERSEMAIL niet te vullen.

Open het scherm Leerlingen > Gezinnen in de desktop. (Of Modellering > Gezinnen in de Ouderavondcliënt). Kies vervolgens in het menu Ouders voor Genereren uit adresgegevens.  

Het volgende scherm opent. Dit scherm heeft drie Tabbladen: Gewijzigde ouders in portal, Nieuw in portal aan te maken ouders en Ongewijzigde ouders in portal.

U kunt in zowel het eerste als in het tweede tabblad ouders selecteren of deselecteren om vervolgens met het groene vinkje de aanpassingen op te slaan in het portal.

Na het kiezen voor deze optie wordt per adres één ouder aangemaakt. Dit is een gebruiker in het portal met de rol ouder en gebruikerstype Ouder/Verzorger

Zodra u de aanmaak van de nieuwe ouders heeft geaccepteerd zal u terugkeren naar het gezinnenscherm. Omdat er nu nog geen daadwerkelijke gezinnen zijn aangemaakt is dit scherm nog leeg. Wilt u de aangemaakte ouders bekijken? Ga dan naar het tabblad Ouders-Verzorgers.


Gezinnen genereren (op basis van adresgegevens leerlingen)

U kunt automatisch gezinnen samenstellen op basis van adres. Personen (leerlingen en ouders) die op hetzelfde adres woonachtig zijn worden in één gezin geplaatst.

Ga naar Gezinnen > Genereren

Deze optie zoekt bij het adres van de leerling de ouders/verzorgers met hetzelfde adres.

U krijgt het volgende resultaat:

 

In het tabblad ouders/verzorgers ziet u in het grijze gedeelte de ouders/verzorgers met een id, namelijk hun gebruikersnaam in het portal. In het rechtergedeelte van het scherm ziet u de gezinnen, en welke leerling(en) en ouders daar bij horen. U kunt hier eventueel nog bewerken welke ouders allemaal bij een gezin horen, door op een ouder te klikken. Ook welke leerlingen bij het gezin horen is te bewerken door op de betreffende cel in de kolom 'Leerlingen' te klikken.

Het kan zijn dat er een gezin Nieuw of Gewijzigd is terwijl u dat niet wilt, bijvoorbeeld omdat u van tevoren al handmatig een gezin had aangemaakt. In dat geval kunt u in de kolom 'Status' klikken om het aanmaken of wijzigen van dit gezin te negeren

In het tabblad leerlingen ziet u een weergave van alle leerlingen in het grijze gedeelte en wederom een overzicht van verzorgers en welke leerlingnummers daar bij horen. U kunt dit scherm opslaan en sluiten (groen vinkje) of annuleren.

Na opslaan zullen de gezinnen worden geüpload naar het portal.

Controleren gezinnen

Het is aan te raden om de nu aangemaakte gezinsstructuren wel te controleren. Selecteer bijvoorbeeld het tabblad leerlingen en sorteer op aantal ouders en aantal gezinnen. Zijn de aantallen binnen de logische waarden binnen uw school. (Weinig tot geen leerlingen zullen bijvoorbeeld onderdeel zijn van meer dan 2 gezinnen. Ook zal een leerling met 1 gezin niet meer dan 2 ouders hebben.) Controleer ook het tabblad ouders en het tabblad gezinnen op deze wijze.

Een gezin handmatig aanmaken

Indien u een leeg gezin nodig om bepaalde leerlingen en ouders aan toe te voegen, kunt u dit doen in het portal of de desktop.

DESKTOP 3.5.3 In de desktop

Open in de desktop het Gezinnenscherm. Via Gezinnen > Nieuw gezin... opent het Gezinnen bewerken scherm met rechts een leeg gezin (0 leerlingen en 0 ouders). Door te klikken onder Leerlingen, opent een scherm waarin u de leerling (of leerlingen) kunt selecteren om toe te voegen aan dit gezin. Door te klikken onder Verzorgers kunt u de ouders/verzorgers toevoegen.  Zodra u dit gezin heeft "gevuld" klikt u op het groene vinkje om het scherm af te sluiten. Zodra u het Gezinnenscherm vervolgens afsluit met het wolkje/vinkje wordt het gezin in het portal opgeslagen.

In het portal

Kies in het portal onder Ouders de menu-optie Gezinnen. Klik op Toevoegen. U kunt een leeg gezin toevoegen door op Toevoegen te klikken. U kunt dan later in de cliënt de leerlingen en ouders aan het gezin toevoegen. Of u selecteert het leerlingnummer en Ouders/verzorgers nummer in de dropdown menu's.

Gezinnen bewerken

Na controle van de gegevens zou het kunnen dat u de gezinnen nog handmatig wilt bewerken. In het gezinnenscherm kunt u een gezin selecteren in het tabblad Gezinnen. De optie Gezinnen > Bewerken is nu te selecteren. Aan dit gezin kunt u nu ouders toevoegen of verwijderen en/of leerlingen toevoegen of verwijderen door respectievelijk onder ouders en leerlingen te klikken (een selector opent).

Gezinnen scheiden en verenigen

Helaas blijven niet alle ouders bij elkaar. Om scheidingen gemakkelijker te verwerken is daarom in het gezinnenscherm de mogelijkheid toegevoegd om gezinnen te selecteren en deze eenvoudig te scheiden. In dit geval selecteert u de gezinnen die u wenst te scheiden, en kiest u in het menu "Gezinnen" voor de optie "Scheiden". Er zal nu voor elke ouder in het gezin een apart gezin gemaakt worden waar ook alle leerlingen van het originele gezin deel van uit maken. 

Soms komt het voor dat u per ongeluk verkeerd klikt en een gezin scheidt zonder dat dit de bedoeling is. Om dit ongedaan te maken kunt u gebruik maken van de optie "Verenigen" in het menu "Gezinnen". De geselecteerde gezinnen worden dan weer bij elkaar geplaatst.

Adresgegevens beheren

Om een individuele ouder aan te maken kunt u het portal gebruiken. Daar kunt u ook de adresgegevens van de ouders bewerken. Deze adresgegevens zijn, net zoals bij de leerlingen en de docenten, gebonden aan hun account voor het Zermelo Portal. Hierdoor kunt u op een centrale plek al uw adresgegevens voor Zermelo beheren. 

Wij bevelen aan om binnen uw organisatie zo veel mogelijk dezelfde conventies aan te houden voor het noteren van de adresgegevens van een contactpersoon. Een veelvoorkomende fout is om niet een eenduidige notatie te gebruiken van huisnummers met toevoegingen, postcodes, en plaatsnamen. Zo zijn er steden die verschillende namen hebben, zoals Den Haag / 's-Gravenhage. Door dezelfde conventie te gebruiken binnen al uw administratiesystemen zorgt u voor minder fouten bij het werken met ouders en gezinnen. 


Nu uw leerlingen in een gezin zitten en ouders zijn aangemaakt voor deze gezinnen in het portal, kunt u verder met het opbouwen van uw ouderavond. De volgende stap is het genereren van Gespreksmogelijkheden.

  • No labels