Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Op woensdag 9 november 2016 is de nieuwe release van desktop (3.6) en het portal (1.7) voor u beschikbaar. U kunt de Zermelo Desktop 3.6 zelf downloaden en installeren. Met deze versie van de software zijn de laatste (grote) stappen gezet voor roostervoorbereiding in het portal en roosteren in de desktop

De nieuwe onderdelen

U kunt informatie over onze nieuwste onderdelen vinden in onze volledig vernieuwde handleiding voor Roostervoorbereiding.

Veelgestelde vragen


 Is het nodig dat ik direct de nieuwe 3.6 versie van Zermelo Desktop installeer?

Zermelo adviseert te allen tijde om up to date te blijven met onze laatste Desktop versie. Voor het gebruik van het nieuwe portal (1.7) is het echter niet nodig om direct ook Zermelo Desktop 3.6 te installeren. Pas op het moment dat u een nieuw project gaat starten voor schooljaar 2017-2018 is het noodzakelijk dat u gaat werken met Zermelo 3.6. Hiermee kunt u de migratie uitvoeren van het huidige schooljaar én kunt u gebruik maken van de nieuwe onderdelen in het Portal. Mocht u onverhoopt toch foutmeldingen krijgen in 3.5 die u eerder niet had, dan raden wij u aan om Zermelo 3.6 te installeren om te kijken of dat het probleem verhelpt.

 Wanneer moet ik de gegevens migreren naar het portal voor 2016-2017?
Het is belangrijk dat u de migratie voor het schooljaar 2016-2017 uitvoert, voordat u een nieuw project in het portal aanmaakt voor het schooljaar 2017-2018. Dit scheelt u namelijk een hoop dubbel werk. In het portal kunt u uw nieuwe project voor schooljaar 2017-2018 gaan baseren op dat van 2016-2017.
 Zijn er nog wijzigingen in de rechtenstructuur die ik als applicatiebeheerder moet weten?

We hebben onze rechtenstructuur op basis van schoolfuncties verder uitgebreid. Via het scherm Instellingen (Onderwijs > Schoolfuncties) kunt u per schoolfunctie bepalen welke gegevens deze gebruikers per project mogen bewerken. Er zijn nieuwe rechten voor teamleiders, sectieleiders, roostermakers en formatiebeheerders.

Dit heeft als consequentie dat rechten die zijn uitgedeeld via de 'oude' rollen verder zijn beperkt. Het recht 'formatie' is volledig komen te vervallen en is nu ondergebracht in de schoolfunctie 'formatiebeheerder (school)'. Mocht u formatiebeheerders via deze oude rol toegang hebben gegeven, dan vragen wij u de huidige gebruikers te voorzien van de correcte schoolfunctie(s). Ze zouden dan hun werk weer moeten kunnen uitvoeren. Ook het recht 'gebruikers' is verder beperkt. Dit recht gaf ook toegang tot de schoolstructuur en roostereigenschappen. Met name in de situatie wanneer u een rol heeft gemaakt voor de roostermaker zónder deze persoon de schoolfunctie roostermaker te geven, is dit een probleem. Wanneer u de persoon ook de schoolfunctie roostermaker geeft, is dit weer opgelost.

 Wat verandert er voor mij als roostermaker bij het aanmaken van een nieuw project voor schooljaar 2017-2018?
Het aanmaken van een nieuw project begint dit jaar voor het eerst in het portal en niet meer in de desktop. U baseert dit nieuwe project op uw huidige (portal)project voor schooljaar 2016-2017. Voordat u met uw roostervoorbereiding schooljaar 2017-2018 start is het dus aan te raden om eerst uw huidige schooljaar 2016-2017 te migreren. 
 Wat verandert er voor mij als roostermaker bij het werken met het scherm Groepen en Lessen?

Er zijn flink wat zaken veranderd met invloed op het Groepen en Lessen scherm.

De lessentabel (en de groepsgebonden lessentabel) worden voortaan in het portal beheerd. Deze kunt u niet meer aanpassen in de desktop. Door middel van de portalconnector kunt u deze lessentabel (en groepsgebonden lessentabel) downloaden naar uw desktopproject.

Het scherm Groepen en Lessen geeft nu voortaan het gepland aantal groepen uit het portal weer. Zo ziet u in een oogopslag de verschillen tussen de portalplanning en de desktop, en kunt u op basis van deze geplande groepen in het portal eenvoudig de benodigde roostergroepen genereren of verwijderen. Koppelingen die voorheen in de desktop (Onderwijsvraag of Groepen en Lessen) werden aangemaakt, kunnen nu eenvoudig in het portal worden aangemaakt. Dit kan binnen afdelingen, maar ook over de afdelingen heen. In Groepen en Lessen kan echter ook nog steeds worden gekoppeld over afdelingen.

De maximale groepsgrootte waarmee gerekend wordt zal  worden beheerd in het portal bij Geplande groepen. Aanpassen (om bijvoorbeeld roostertechnische redenen) in het Groepen en Lessen scherm is wel mogelijk, maar heeft geen invloed op bijvoorbeeld de onderwijsvraag in het portal.

 Hoe weet ik als roostermaker dat er wijzigingen zijn in de lessenverdeling óf in de samenstelling van lessen?

Naast de portalconnector in de desktop heeft u nu de beschikking over de Lesconnector. U vindt de lesconnector in desktop 3.6 rechtsboven naast de portalconnector. Met de lesconnector kunt u koppelingen en/of lessenverdeling downloaden naar de desktop of uploaden naar het portal.

De lesconnector zal een vergelijk maken tussen de desktop (lesdomein) en portal (geplande lessen) op basis van de peilweekselectie. Normaal gesproken is dit de eerste week van uw tijdvak, of in het geval van meerdere tijdvakken de eerste week van elk van uw tijdvakken. Omdat u in het portal ook vervanging kunt inplannen, kunt u van deze peilweek afwijken om juist de vervangende docenten in de lessenverdeling te downloaden. 

Wijzigingen overnemen gaat heel eenvoudig. U kunt kiezen voor up- of download. Allereerst kunt u de koppelingen verwerken om vervolgens de lessenverdeling toe te passen.

 Wat gaat er voor mij als formatiebeheerder veranderen voor het schooljaar 2017-2018?

Waar u voorheen gebruik maakte van het DelegeerCentrum voor de onderwijsvraag en lessenverdeling en het portal voor de formatie-inzet, kunt u dit vanaf de 1.7 allemaal terugvinden in het portal. De gegevens waar u de formatie op baseert zijn altijd up to date, zonder tussenkomst van de roostermaker. Er is geen synchronisatie meer nodig via de desktop.

De onderwijsvraag bestaande uit geplande groepen en geplande lessen zijn in het nieuwe portal te vinden onder Onderwijs > Geplande groepen en Onderwijs > Geplande lessen. In Geplande groepen wordt op basis van de gegevens in het portal (Prognoses, Keuzepakketten en Afdelingen) voor u berekend of er meer of minder groepen nodig zijn en kunt u deze eenvoudig aanmaken of verwijderen. Uiteraard zijn hier allerlei zaken, zoals uitgezonderde pakketdelen (bijvoorbeeld leerlingen met een extra vak) en de maximale groepsgroottes per vak per afdeling in te stellen. Ook kunt u hier handmatig het aantal klokuren per les en het aantal docenten per vak op afdeling aanpassen. In Geplande groepen (details) kunt u aangeven welke roostergroep bij een specifieke geplande groep hoort. In Geplande lessen vindt u de lessen terug die automatisch op basis van de lessentabel én de geplande groepen uit het portal zijn aangemaakt. We noemen dit lesregels, waarbij op één regel alle lessen van dezelfde vak-groep-combinatie staan. In Geplande lessen kunt u lessen/groepen koppelen. Handmatig zijn er per lesregel aanpassingen te doen: groepsgebonden lessentabel, aantal docenten per lesregel, aantal klokuren per les en de lesvraag per lesregel.

Nieuw in het portal is het begrip bevoegdheden. In het portal kunt u van het personeel aangeven voor welk vak ze bevoegd, bekwaam of benoembaar zijn en voor welk graadsgebied.

In het portal vindt u onder Personeel > Sectieverdeling de mogelijkheid om docenten in een sectie te plaatsen. In Personeel > Lessenverdeling kunt u de docenten op de geplande lessen plaatsen. Alle gegevens, of het nu een aanstellingswijziging is, of een lessentabelwijziging worden direct in de twee schermen doorgerekend. Ook ziet u in beide schermen de bevoegdheid van de docenten terugkomen. In Lessenverdeling (details) kunt u de Bevoegdheidsstatistieken openen. Dit geeft een overzicht van de bevoegde tot onbevoegde lessen die er per week zijn ingepland.

 Wat gebeurt er met het huidige formatiebeheer voor schooljaar 2016-2017?

Formatiebeheer is voor schooljaar 2016-2017 nog beschikbaar in de Zermelo Desktop én de Zermelo Client (DelegeerCentrum). U kunt ervoor kiezen om uw huidige formatie (lessenverdeling, sectieverdeling en onderwijsvraag) op de oude manier (desktop/delegeercentrum) of op de nieuwe manier (portal) te doen.

Indien u de oude manier wilt blijven voortzetten is het nodig dat u het volgende regelt in het portal. In het scherm Personeel > Formatie (in het portal) geeft u per contract aan dat Inzet Lessen handmatig ingevoerd wordt.

U kunt dit via de Bulk optie in het scherm direct voor alle docenten regelen. U kunt in het stappenplan meer informatie vinden over het blijven werken met formatiebeheer voor 2016-2017 in de Desktop: Stappenplan migratie portal 1.7#Formatieinroosterproject2016-2017blijvendviadeDesktop

Indien u verder wilt gaan met de nieuwe formatie in het portal is het nodig dat u:

  1. De migratie uitvoert vanuit de desktop Portalconnector > Migratie onderwijsvraag
  2. En vervolgens de Koppelingen en Lessenverdeling upload vanuit de desktop naar het portal met de Lesconnector.

U kunt in het stappenplan meer informatie vinden over het werken met formatiebeheer voor 2016-2017 in het Portal: Stappenplan migratie portal 1.7#Formatieinroosterproject2016-2017viahetPortal

 Kan ik in schooljaar 2017-2018 nog werken met een ZFM-bestand?
Formatiebeheer is niet meer beschikbaar voor schooljaar 2017-2018 in de Zermelo Desktop. U kunt vanaf schooljaar 2017-2018 dus geen ZFM- bestand meer gebruiken.
 Wat verandert er voor mij als teamleider in het nieuwe portal?

Het prognosescherm is aangepast, zodat u voor het invoeren van overgangsadviezen van profiel en/of opleiding niet meer naar een apart scherm hoeft. U kunt dit nu per leerling direct aangeven bij het invoeren van de prognose. Daarnaast zijn nu ook de standaardprognoses (bulkbevordering en plausibele overgangen) beschikbaar in het portal, zodat u deze kunt gebruiken bij (voorlopige) plaatsingen van leerlingen. 

U kunt voor het nieuwe schooljaar 2017-2018 voor het eerst de takenverdeling voor uw team invoeren via het portal. Daarnaast heeft u nu ook toegang tot de dossiers van uw teamleden, zodat u actueel inzicht heeft over de huidige inzet. 

 Wat verandert er voor mij als sectieleider in het nieuwe portal?
U kunt voor het nieuwe schooljaar 2017-2018 voor het eerst de lessenverdeling invoeren via het portal. Overal waar u toegang heeft tot een pc met internet kunt u de lessenverdeling voor uw sectie vullen of aanpassen.
 Wat verandert er voor mij als mentor in het nieuwe portal?

Het prognosescherm is aangepast, zodat u voor het invoeren van overgangsadviezen van profiel en/of opleiding niet meer naar een apart scherm hoeft. U kunt dit nu per leerling direct aangeven bij het invoeren van de prognose:

 Bestaat het DelegeerCentrum nog?

Voor schooljaar 2016-2017 is het DelegeerCentrum nog te gebruiken, onder andere voor de formatiebeheerder. Voor schooljaar 2017-2018 (en hoger) is deze niet meer beschikbaar. Alle gegevens worden in de desktop of het portal beheerd. Het is belangrijk dat u betrokken personen in uw organisatie hierover tijdig informeert.


Kleine verbeteringen in het portal

De belangrijkste wijzigingen in het portal worden uiteraard verzorgd door de nieuwe onderdelen. We hebben echter ook een aantal kleine verbeteringen doorgevoerd. 

Projectinstellingen

Er is een nieuw scherm Projectinstellingen (Schoolstructuur > Projectinstellingen) waarop u een aantal standaardwaarden voor uw project kunt invoeren. 

Voor de roostermaker is met name de maximale groepsgrootte van belang. Mocht u ook gebruik maken van de formatiemodule, dan vindt u hier ook de algemene formatie-instellingen (voorheen te vinden onder Formatie-parameters).

Roostergroepen en Geplande groepen

Dankzij de onderwijsvraag kunt u nu ook werken met geplande groepen. Dit zijn géén groepen waar leerlingen aan kunnen deelnemen, maar deze kunnen gebruikt worden voor het plannen van de lessen. Om duidelijker een onderscheid tussen beide type groepen te maken, hebben wij de groepen waar leerlingen aan kunnen deelnemen hernoemd naar roostergroepen.

In het nieuwe scherm Geplande groepen details (Onderwijs > Geplande groepen) kunt u zien welke geplande groep gekoppeld is aan welke roostergroep

De formatiebeheerder kan eventueel de inhoud van de relatie aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer het erg belangrijk is dat de 1e geplande groep van het vak economie altijd gelijk is aan de stamklas vanwege een mentoraatafspraak, kan dit handmatig worden aangepast. 

Wees gerust, u hoeft de relaties tussen geplande groepen en roostergroepen als roostermaker niet zelf aan te geven. Wanneer u de Lesconnector gebruikt worden ontbrekende relaties automatisch aangemaakt en worden relaties door wijziging in de gebruikte roostergroepen automatisch vervangen. Bijvoorbeeld wanneer u in het roosterbestand ervoor gekozen heeft een clustergroep (h4.ec1) te vervangen voor de stamklas (h4.h4a).

Schrijfbeveiliging heet vanaf nu Bewerken 

We hebben in het gehele portal de term Schrijfbeveiliging vervangen door Bewerken. Voornamelijk omdat het beter aansluit bij wat het daadwerkelijk doet: u kunt het bewerken van een pagina aan- of uitzetten (in plaats van: u kunt de schrijfbeveiliging aanzetten, zodat u niet kunt bewerken). 

U kunt in een scherm altijd met een sneltoets navigeren naar de knop Bewerken. De precieze sneltoets hangt af van het gebruikte besturingssysteem en browser:

  • Windows: Chrome, Safari, Internet Explorer, Edge: Alt + B
  • Windows: Firefox: Alt + Shift + B.
  • Mac: Chrome, Safari, Firefox: Ctrl + Option + B.

Met de toets Enter of Spatiebalk kunt u vervolgens het bewerken aan- of uitzetten.

Eenvoudiger Bewerken aan/uitzetten

Het kan zijn dat u iets wilt bewerken in een scherm, maar dat de optie Bewerken nog niet is aangezet. Om de invoer te versnellen, krijgt u vanaf nu de vraag of u het bewerken wilt inschakelen: 

Takenverdeling vernieuwd

De takenverdeling heeft nu ook een eenvoudige editor gekregen, waardoor u niet meer in een lijstweergave hoeft te werken. Als formatiebeheerder ziet u ook direct het (actuele!) saldo. Bovendien kunt u filteren per team




  • No labels