Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Op 9 december 2015 is Zermelo Desktop (3.2) en Zermelo Portal (1.3) beschikbaar gemaakt. U kunt de Zermelo Desktop 3.2 zelf downloaden en installeren. Deze versie brengt een aantal grote vernieuwingen met zich mee die u kunt gebruiken bij de opbouw van het schooljaar van 2016-2017.

Zo is het nu mogelijk de prognoses via het portal in te laten voeren door bijvoorbeeld de teamleider of mentor, en kan de formatiebeheerder in het portal alvast zijn personele onderwijsaanbod in kaart brengen. Hiervoor hoeft u dus niet meer het DelegeerCentrum te gebruiken, maar kunt u realtime aan de slag. Om dit mogelijk te maken zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd in zowel de desktop als het portal. Zo hebben we ook aanpassingen gedaan aan het rechtenbeheer. We kunnen ons voorstellen dat u benieuwd bent naar deze wijzigingen en dat u daar een aantal vragen over heeft. Wij zetten hieronder voor u alvast de meest gestelde vragen op een rij. Mocht er nog onduidelijkheid zijn, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. 

De nieuwe onderdelen

Voor prognoses verwijzen we u graag naar de volgende handleidingen 

Voor formatiebeheer verwijzen we u graag naar de volgende handleidingen

Voor de nieuwe rechten verwijzen we u naar

Veelgestelde vragen

 

 Moet ik direct de nieuwe 3.2 versie van Zermelo Desktop (laten) installeren?

Het is niet nodig om na 9 december direct ook Zermelo Desktop 3.2 te installeren. We hebben de nieuwe versie van het portal getest met Zermelo Desktop 3.1.7. Het publiceren van (dag) roosters en formatiebeheer kunt u voorlopig met uw huidige installatie blijven doen.

Wel adviseren wij u om binnen enkele weken te upgraden naar Zermelo Desktop 3.2. U kunt dan gebruik gaan maken van alle nieuwe mogelijkheden. Als u opeens foutmeldingen krijgt in 3.1 die u eerder niet had dan raden wij u aan om Zermelo 3.2 te installeren om te kijken of dat het probleem verhelpt.

 Wat verandert er voor mij als roostermaker als ik wil werken met prognoses?

Het werken met prognoses is een stuk eenvoudiger geworden. U zet op dezelfde manier als vorig jaar een nieuw project klaar voor 2016-2017 en doorloopt de vier stappen van het bevorderingsmenu. Daarna uploadt u via de Portal Connector éénmalig de prognoses (en de mentorgroepindeling) naar het portal. Vanaf dat moment kunnen teamleiders en mentoren prognoses bewerken. Het portal zorgt zelf voor de synchronisatie, dat hoeft u (anders dan met het DelegeerCentrum) niet meer te doen. Dit betekent concreet dat wanneer een teamleider en/of mentor de prognoses aanpast, de decaan direct aan de slag kan met de pakketkeuzes in het portal. Wanneer u als roostermaker aan de slag wilt met de gewijzigde prognoses, downloadt u deze vervolgens weer via de Portal Connector.

Prognoses in DelegeerCentrum

Mocht u voor schooljaar 2016-2017 al prognoses via het DelegeerCentrum hebben uitgezet, dan is dit geen enkel probleem. Nadat u gesynchroniseerd heeft met het DelegeerCentrum kunt u de nieuwe prognoses uploaden via de Portal Connector, met de optie Afdelingsdeelname. Vanaf dat moment kunt u verder werken met prognoses in het portal en heeft u het DelegeerCentrum niet meer nodig.

Tip! Zorg er in dat geval direct voor dat u de schrijfrechten in het DelegeerCentrum heeft uitgezet. Dit voorkomt onduidelijkheid op uw school.

 Zijn er nog wijzigingen in de rechtenstructuur die ik als applicatiebeheerder moet weten?

Het ontwerp van het bestaande rechtensysteem in het portal is intussen meer dan drie jaar oud, en blijkt nu niet meer geheel te voldoen. Tot dusver was het als volgt: alle gebruikers hebben één of meer rollen, en aan die rollen hangen permissies. Alle permissies van de verschillende rollen bij elkaar geven aan wat de gebruiker mag. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat de gebruiker alleen de roosters van zichzelf en van docenten kan bekijken. Dit systeem had een aantal nadelen. Zo was het niet altijd duidelijk wat er bedoeld werd met de verschillende niveaus. Ook was het voor ons lastig om nieuwe mogelijkheden in het portal in dit systeem te passen. We hebben er daarom voor gekozen dit systeem te veranderen.

Voor bestaande gebruikers in het portal verandert er in eerste instantie niets. De eerder ingestelde rollen en permissies blijven gewoon functioneren zoals ze dat voorheen deden. Voor een aantal nieuw toegevoegde schoolfuncties hebben we echter de rechten volgens een nieuw systeem geregeld. U hoeft bijvoorbeeld niet expliciet aan te geven dat een mentor de prognoses van zijn mentorleerlingen kan bewerken, dat gaat geheel automatisch.

Het kan natuurlijk zijn dat bij u op school de mentor de prognoses niet mag aanpassen. Op dit moment is dit nog niet instelbaar. We verwachten dat dit geen problemen zal opleveren omdat u er gewoon voor kunt kiezen om deze personen nog niet als mentor aan te merken in het portal. Als we in de toekomst meer functionaliteit gaan toevoegen zorgen we er ook voor dat er instelmogelijkheden komen. Ook wordt het in de toekomst mogelijk om direct de rechten van leerlingen en docenten te bewerken, zonder dat daar een rol voor nodig is.

Het zal nog wel even duren voordat de oude rollenstructuur volledig is uitgefaseerd, maar wij kijken er in ieder geval vast naar uit.

 Kan ik als roostermaker het DelegeerCentrum nog gebruiken voor prognoses?

Het is mogelijk de prognoses nog te gebruiken via het DelegeerCentrum, maar we adviseren dit niet te doen. Er zijn afgelopen zomer veel problemen geweest met het DelegeerCentrum. Dat komt deels door de techniek die het DelegeerCentrum gebruikt, namelijk het uitwisselen van losse bestanden. Daarnaast is een goede werking van de pakketkeuzes in het portal afhankelijk van actuele prognoses. Hierdoor was u als roostermaker verplicht twee systemen synchroon te houden. Wij hebben de afgelopen periode heel hard gewerkt om voor het nieuwe schooljaar dit probleem te voorkomen. Door prognoses in het portal te realiseren, bieden wij de klant de mogelijkheid een centrale plaats te creëren voor het verzamelen van de benodigde gegevens voor het maken van een schoolrooster. Wij nemen daarbij het databeheer en synchronisatie van gegevens volledig geautomatiseerd van u over. 

Mocht u vragen hebben of ondersteuning willen bij het inrichten van het portal voor prognoses, neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder! 

Als u voor schooljaar 2016-2017 toch gebruik wilt maken van het DelegeerCentrum, dan zult u zowel de prognoses als de pakketkeuzes via het DelegeerCentrum moeten laten verlopen. De combinatie Portal (pakketkeuzes) + DelegeerCentrum (prognoses) óf Portal (prognoses) + DelegeerCentrum (pakketkeuzes) is niet meer mogelijk.

Het schooljaar 2016-2017 zal het laatste project zijn waarin u nog met het DelegeerCentrum de prognoses kunt delegeren. Voor het daarop volgende schooljaar (2017-2018) is dit niet meer mogelijk.

 Wat verandert er voor mij als teamleider/mentor voor het invoeren van prognoses?

Niet zo heel veel, en toch weer veel. Wanneer de applicatiebeheerder de gegevens en rechten voor u heeft ingericht, kunt u vanaf nu de prognoses in het portal bekijken en bewerken. U heeft dus geen Windowsapplicatie meer nodig, maar u kunt rechtstreeks in een internetbrowser uw gegevens wijzigen. Uw wijzigingen worden overigens direct verwerkt. Wanneer u een leerling plaatst in een nieuwe afdeling, kan de verantwoordelijke decaan direct aan de slag met het invoeren van de gegevens. 

Voor meer informatie over het werken met prognoses, zie: Prognoses invoeren

 Wat gebeurt er met het keuzepakket wanneer ik een leerling prognosticeer naar volgend jaar?

Wanneer een leerling via de overgangsbevorderingen in de oude software geplaatst werd op een nieuwe afdeling, dan werd alle onderliggende informatie van de leerling gekopieerd. Zo ook het keuzepakket. De prognoses in het portal doen dit echter niet. Het belangrijkste argument is dat de persoon die verantwoordelijk is voor de plaatsing en prognoses van een leerling (bijvoorbeeld de mentor), niet altijd verantwoordelijk is voor het keuzepakket dat die leerling volgend jaar gaat volgen. 

Er zijn uiteraard situaties waarin een leerling in het nieuwe jaar hetzelfde pakket volgt als het voorgaande jaar. Bijvoorbeeld wanneer een leerling van Havo 4 naar Havo 5 gaat, óf wanneer een leerling blijft zitten. We gaan het daarom mogelijk maken dat de verantwoordelijke voor het pakket (bijvoorbeeld de decaan) eenvoudig bij een leerling het pakket van vorig jaar kan gebruiken voor het nieuwe jaar. Deze optie wordt in het voorjaar van 2016 verwacht. U kunt dus gewoon aan de slag met prognoses in het portal, en in het voorjaar kunt u (of de decaan) dan bij alle leerlingen waarbij u dat wilt, het keuzepakket van vorig schooljaar overnemen.

 Klopt het dat ik een leerling niet meer naar een stamklas kan bevorderen?

Dat klopt! In het portal kunnen leerlingen bevorderd worden naar afdelingen. Deze bevordering kan vervolgens voorzien worden van een prognosewaarde. In het oude systeem kon u een leerling naar een stamklas bevorderen. In veel gevallen was dit echter onwenselijk. Wanneer de roostermaker bijvoorbeeld een nieuwe stamklasindeling had gemaakt tijdens het clusteren, dan was het niet de bedoeling dat de stamklasindeling door een synchronisatie ineens weer overhoop gegooid zou worden. Door leerlingen een deelname in een afdeling te geven en dit helemaal los te koppelen van de stamklasplaatsing, kunnen we dit probleem voorkomen. 

Als u het prognosescherm juist wel gebruikt voor het aangeven van de stamklas, doet u dat waarschijnlijk vanwege één van de onderstaande redenen:

  1. Plaatsen van leerlingen in stamklas door de teamleider, bijvoorbeeld voor brugklasleerlingen.
  2. Indicatie geven van mogelijke studies en/of opleidingen, denk aan Kader of Basis leerlingen. 
  3. Zorgen dat leerlingen niet bij elkaar in de klas komen. 

Wij willen bovenstaande situaties op een andere manier gaan oplossen.

 Waar kan ik de plausibele overgangen vullen in het portal?

Dat hoeft niet meer in het portal. We hebben in het portal gekozen voor een andere aanpak. We wilden dat het portal zelf beter zou 'snappen' wat een logische overgang is. Het portal vindt een overgang plausibel wanneer een leerling naar een afdeling gaat die dezelfde jaarlaag bevat (blijven zitten of doorstromen), of naar een opvolgende jaarlaag bevorderd wordt. In 90% van de gevallen zal dit voldoende zijn. Wanneer in het portal de prognoses gevuld worden door bijvoorbeeld de mentor of teamleider, dan worden alleen de plausibele afdelingen gefilterd. Dit maakt het scherm compact en overzichtelijk. Het is overigens voor de gebruiker nog steeds mogelijk een uitgefilterde afdeling toch weer te tonen. 

Om hiermee te werken is het wel noodzakelijk dat de applicatiebeheerder en/of roostermaker de afdelingen voorziet van een jaarlaag (1 t/m 6). Dit moet zowel voor de huidige projecten (2015-2016) alsook voor de toekomstige projecten (bijvoorbeeld 2016-2017) gedaan worden.

 Wat gebeurt er met het huidige formatiebeheer voor schooljaar 2015-2016?

Niet heel veel. U heeft voor dit schooljaar het formatiebeheer via de Zermelo Desktop en (eventueel) de Zermelo Client geregeld. Het zou goed kunnen dat u op dit moment ook nog formatie-onderhoud doet voor dit schooljaar. Denk hierbij aan het invoeren van verloven, het wijzigen van de aanstellingen of het toekennen van tijdelijke uitbreidingen voor het opvangen van lessen. Dit proces blijft nog op precies dezelfde manier functioneren. Hierdoor komt u, na installatie van de nieuwe softwareversie, niet voor onverwachte verrassingen te staan. 

De Zermelo Desktop controleert in welk schooljaar het project plaatsvindt. Wanneer dit het huidige (of oudere) schooljaar is, dan bieden we de huidige formatie-functionaliteit aan. Ook de Zermelo Client gebruikt dan de bestaande formatie-functionaliteit. Dat betekent dat uw formatiegegevens (personeelsgegevens, aanstellingen, verloven, taken) opgeslagen worden in uw roosterbestand (udmz).  

Omdat het portal 1.3 andere gegevens toont, namelijk gegevens die het zelf uitrekent, worden er geen gegevens meer getoond uit het udmz. Dit betekent dat de schermen in het portal de gegevens van 2015-2016 niet meer zullen tonen. Die gegevens kunt u alleen via de Zermelo Desktop of de Zermelo Cliënt vinden.

 Wat gaat er voor mij als formatiebeheerder veranderen voor het schooljaar 2016-2017?

Voor het schooljaar 2016-2017 gaat er een hoop veranderen voor formatiebeheer. Het personele onderwijsaanbod is volledig webbased en via ons portal te bekijken en te wijzigen. Dat betekent dat u via het portal aanstellingen kunt wijzigen.

Als u het schooljaar voor 2016-2017 gaat inrichten kunt u direct aan de slag met het nieuwe formatiebeheer. Om de start te vereenvoudigen, krijgt u een migratietool aangeboden. Hiermee kunt u personeelsgegevens, aanstellingen, verloven, uitbreidingen, persoonlijk budget, startersregelingen en takenverdeling eenmalig migreren naar het portal. Vanaf dat moment worden uw gegevens via het portal beheerd én (niet onbelangrijk) kunt u via het portal formatiebeheer doen. 

Voor meer informatie over de migratie, verwijs ik u naar: Migratie formatiegegevens

Formatie Bijeenkomst 11, 12 en 13 januari 2016

In deze bijeenkomst informeren wij u over de veranderingen en geven wij u tips voor het migreren van de gegevens. Op elke vestiging wordt een aparte bijeenkomst georganiseerd. De bijeenkomsten vinden plaats op maandag 11 januari in Oegstgeest, op dinsdag 12 januari in Waalre en op woensdag 13 januari in Deventer (let op: de exacte locatie is nog niet voor elke bijeenkomst bekend). Voor inschrijving, zie: http://help.zermelo.nl/cursus.

 Kan ik in schooljaar 2016-2017 nog werken met een ZFM-bestand?

U kunt in het nieuwe schooljaar nog steeds gebruik maken van een ZFM-bestand. Het is wel mogelijk dat u een aantal (oudere) formules gebruikt, die vanaf de nieuwste versie niet meer werkzaam zijn. Dit zijn voornamelijk de formules die personele gegevens raadplegen die nu in het portal staan. Denk hierbij aan de formule AANS(), waarmee de aanstelling per type konden worden opgevraagd.

Zie ook: Formules voor lezen/schrijven portal formatie

 Wij doen de berekening voor algemene schooltaken en/of deskundigheidsbevordering nét even anders. Hoe krijg ik dat in het portal?

U heeft dan waarschijnlijk in het ZFM-bestand zelf berekeningen gemaakt voor algemene schooltaken en/of deskundigheidsbevordering. Het is mogelijk de berekeningen van het portal te overschrijven met uw waardes. Op dit moment is dat mogelijk voor de velden: algemene schooltaken (ast), deskundigheidsbevordering (desk), netto klokuren en max les. Wanneer u het scherm Formatie-inzet start in de Zermelo Desktop en/of Zermelo Client, dan worden deze velden door uw eigen ZFM-bestand uitgerekend. Bij het afsluiten van het scherm Formatie-inzet kunt u deze velden uploaden naar het portal. Voor meer informatie, verwijs ik u naar: deze pagina. Deze zullen we nog uitbreiden met extra teksten.

AST en DESK via standaard parameters

Wij constateren regelmatig dat u als klant een mooie specifieke berekening heeft gemaakt in het ZFM-bestand, die naar alle waarschijnlijkheid ook prima via een aantal standaardinstellingen in Formatiebeheer geregeld had kunnen worden. Wist u bijvoorbeeld dat u via de standaard formatie-parameters een vaste voet, rato toeslag, en een maximum kunt instellen voor algemene schooltaken en deskundigheidsbevordering? U kunt zelfs uw eigen staffelfuncties gebruiken. Daarnaast heeft u met de komst van het personele formatiebeheer in het portal ook meer invloed op bijvoorbeeld de berekening van verloven in de jaartaak. Mocht u vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Wij kijken graag samen met u of we uw formatie-inrichting kunnen verbeteren.

 Hoe weet het portal voor hoeveel klokuur de docent is ingezet voor lessen?

Op dit moment heeft het portal nog geen mogelijkheid om docenten in te plannen op lessen. Het portal kan dus (nog) niet voor u uitrekenen voor hoeveel uur de docent is ingepland op lessen. Het toedelen van de lessen verloopt nog via het huidige scherm Inzet Lessen, dat u in de Zermelo Desktop of Zermelo Client bij Formatie-inzet kunt vinden. Om ervoor te zorgen dat het portal wel de volledige jaartaak kan berekenen en controleren, wordt bij het afsluiten van het Formatie-inzet scherm de totale inzet in lessen geüpload naar het portal. 

 

Kleine verbeteringen in het portal

Het ligt natuurlijk voor de hand dat de nieuwe functionaliteit in het portal ook nieuwe schermen met zich meebrengt. Er zijn echter ook een aantal (kleine) wijzigingen in het portal doorgevoerd, die u direct zult zien wanneer u inlogt in het portal 1.3. We sommen de belangrijkste voor u op. 

Het portal onthoudt nu het laatste roosterproject wat u geselecteerd heeft

Dit project wordt nu bovenin de toolbar getoond. Als u wisselt tussen verschillende schermen, hoeft u dus niet meer telkens het roosterproject opnieuw te selecteren. 

 

Roosterprojecten hebben nu een vooraf gedefinieerd schooljaar

U kon in de vorige versie van het portal zelf de schooljaren definiëren. We bieden in de nieuwe versie standaard een aantal door Zermelo gedefinieerde schooljaren aan. 

Naast dat het invoeren van eigen schooljaren misschien overbodig is, geeft deze nieuwe optie ons de mogelijkheid eenduidig te bepalen wat het vorige en volgende schooljaar is. 

De roosteroverzichten voor gebruikers zijn nu opgesplitst

In het huidige portal stonden alle roosters gegroepeerd bij 'Roosters van gebruikers'. Dit had echter een aantal nadelen. Zo kon deze lijst bij grote scholen erg groot worden, waardoor deze trager werd dan noodzakelijk. In het nieuwe portal zijn deze opgesplitst naar: Docenten, Leerlingen, Groepen, Mijn Kinderen en Overige Personen:

Bij overige personen staan alle gebruikers die niet als Medewerker, Leerling of Ouder in het portal bekend zijn. 

Portal zou niet meer mogen trillen bij gebruik Internet Explorer en meer dan 100% zoom

Gebruikers die het portal benaderen via de browser Internet Explorer, constateerden regelmatig dat het scherm 'trilt'. Dit speelde in de situatie waarin de gebruiker de zoomfunctie van Internet Explorer gebruikt. In dat geval lukt het Internet Explorer niet goed om de layout correct te berekenen, waardoor het voor Internet Explorer onduidelijk is of er wel of niet een scrollbalk getekend moet worden. Dit veroorzaakt het trillen. Om dit in eerste instantie te voorkomen, voegen wij nu (alleen bij Internet Explorer) alvast een scrollbalk toe aan het portal. 

De overzicht-schermen bij leerling, personeel en ouders zijn niet meer beschikbaar (overbodig)

In het portal 1.2 kon u per hoofdonderwerp (leerling, personeel en ouders) een overzicht bekijken. Dit waren, bijvoorbeeld bij leerlingen, álle leerlingen die in uw portal aanwezig waren. Er was geen filter voor het schooljaar (roosterproject), waardoor het overzicht niet heel veel nut had. In het nieuwe portal kunt u naar het scherm Afdelingsdeelname, waar u dankzij de selectie van het roosterproject alleen de leerlingen te zien krijgt die voor u relevant zijn. U ziet daardoor ook direct in welke afdeling, stamklas én mentorgroep de leerlingen zitten: 

Als u toch alle leerlingen wilt bekijken, gaat u naar: Beheer > Gebruikers. U kunt in dit scherm filteren op gebruikerstype. 

Het scherm schoolfuncties is verder uitgebreid en verplaatst naar Beheer

Schoolfuncties gaan een belangrijke rol spelen in uw portal. Het portal had in de vorige versie één schoolfunctie, namelijk Decaan. Met het nieuwe portal zijn daar een viertal schoolfuncties aan toegevoegd, namelijk mentoren, teamleiders, formatiebeheerders (school) en roostermakers (school): 

Op basis van deze schoolfuncties krijgen medewerkers automatisch voldoende rechten om hun functie uit te kunnen voeren. Omdat dit duidelijk een inrichting is die de applicatiebeheerder kan doen, hebben we de menu-optie ook verplaatst naar Beheer. Voor meer informatie: Schoolfuncties_OUD.

Een nieuwe Portal Connector in de Zermelo Desktop

In de Zermelo Desktop is een nieuwe Portal Connector gemaakt. Deze vervangt de bestaande Upload en Download knop: 

 Per onderwerp kunt u kiezen voor openen. U ziet dan per onderwerp waar de verschillen zitten tussen het Portal en de Desktop. Afhankelijk van het soort gegevens kunt u dan zelf bepalen welke wijzigingen u wilt overnemen. 


 

  • No labels