Skip to end of metadata
Go to start of metadata

Inleiding

Als decaan heeft u de taak om de keuzepakketten van leerlingen te beheren. U wilt een overzicht van de pakketten van leerlingen bekijken en eventueel wijzigingen aanbrengen. Op deze pagina leggen we uit hoe u dat kunt doen. Ook kunt u aangeven dat u akkoord geeft voor een keuzepakket en u kunt pakketoverzichten printen. Hoe dat in zijn werk gaat, bespreken we ook op deze pagina.

Ook deze taken voert u uit in het portal, onafhankelijk van de roostermaker.

Menu in het Zermelo Portal Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten.





Snelkoppelingen

U kunt ook gebruik maken van de snelkoppelingen. Deze vindt u op de Welkomspagina van het portal, rechts onder het kopje 'Mijn snelkoppelingen'. Hierin staan alle, voor uw schoolfunctie(s) noodzakelijk snelkoppelingen.


Keuzepakketten bekijken

Als beheerder van de keuzepakketten wilt u een overzicht zien van alle pakketten die leerlingen hebben gekozen. Om het overzichtelijk te houden toont het Zermelo Portal zulke overzichten altijd per afdeling. Dit betekent dat alle leerlingen in het overzicht hetzelfde keuzeformulier toebedeeld hebben gekregen.

Het bekijken van keuzepakketten
  1. Ga naar Leerlingen > Pakketkeuze > Keuzepakketten.
  2. Kies bovenaan in het scherm in het drop-down-menu bij Roosterproject voor het juiste roosterproject.
  3. Kies daarnaast in het drop-down-menu bij Vestiging voor de juiste vestiging.
  4. Kies daarnaast in het drop-down-menu bij Afdeling voor de juiste afdeling.
  5. Als leerlingen op dit moment keuzepakketten aan het invullen zijn, kunt u tussentijds op de knop Verversen  klikken om de actuele gegevens te laden.

Aan de linkerkant van het scherm ziet u alle leerlingen die in de gekozen afdeling zitten. Daarnaast ziet u in de kolom Stamklas in welke stamklas een leerling zit in dit roosterproject. In de kolom Stamklas Oud ziet u wat hun vorige stamklas was, en in de kolom Mentor Oud wie hun vorige mentor was. Met 'vorige' bedoelen we: in het schooljaar voorafgaand aan het schooljaar waar u nu mee bezig bent. In de kolom Prognose ziet u voor welk percentage een leerling voor deze afdeling geprognosticeerd is. Een leerling komt voor in de lijst van iedere afdeling waar hij of zij een percentage voor heeft gekregen, dit kunnen dus meerdere afdelingen zijn. Ziet u sommige kolommen niet staan? Zie dan de Tip hieronder.

Aan de rechterkant van het scherm ziet u voor iedere optie die voorkomt in het keuzeformulier dat bij deze afdeling hoort, een kolom staan. Met andere woorden; hier ziet u alle keuzevakken die de leerlingen in deze afdeling kunnen kiezen. Op de bovenste regel ziet u het keuzepakket van de eerste leerling staan. Een groen vakje wil zeggen dat het keuzevak gekozen is, een grijs vakje wil zeggen dat het keuzevak niet gekozen is. In een groen vakje ziet u ook de afkorting van een pakketdeel of label staan. Dit is het pakketdeel waarin deze leerling dit keuzevak heeft gekozen.

Tip

Om het scherm overzichtelijker te maken, kunt u kolommen vastzetten en weer losmaken. Een kolom vastzetten wil zeggen dat de kolom altijd in beeld blijft, ook als u van links naar rechts gaat scrollen. U zet een kolom vast door met de rechtermuisknop op de kolomkop te klikken en te kiezen voor Vastzetten (naam kolom). Losmaken doet u op dezelfde manier. Hoe meer kolommen u losmaakt, hoe breder de horizontale scrollbalk wordt en hoe breder u de keuzepakketten in beeld krijgt.

Bovendien kunt u ook zelf bepalen welke kolommen u in beeld wilt hebben en welke kolommen u helemaal niet meer wilt zien. Ook dat doet u door met de rechtermuisknop op een kolomkop te klikken. U kunt dan aanvinken welke kolommen u in beeld wilt zien.

Nog een tip: u kunt de volgorde van de gekozen opties (de kolommen aan de rechterkant van het scherm) niet zelf bepalen, maar wel enigzins beinvloeden. U kunt opties een type geven (opleiding, profiel, of vak), en deze keuzes zullen vooraan in het overzicht komen te staan. Types aan keuzes toevoegen doet u bij Beheer > Schoolstructuur > Keuzes.

Overzichten

In de regel direct onder de namen van de keuzevakken ziet u het totaal aantal leerlingen dat dit keuzevak gekozen heeft. De tooltip (die u te zien krijgt als u met de muis op dit getal gaat staan zonder te klikken) geeft u de aantallen per pakketdeel of label; zowel het absolute aantal leerlingen als het prognostische aantal leerlingen. Met de knop Afdrukken rechtsboven in het scherm kunt u dit overzicht van keuzepakketten afdrukken. Hiernaast vindt u ook de knop Statistieken , die u in een apart scherm een overzicht geeft van de absolute en prognostische aantallen leerlingen die een keuzevak gekozen hebben, uitgesplitst naar pakketdeel/label. Bij Weergave kunt u zelf aangeven welke aantallen u wilt zien. Deze statistieken zijn ook afdrukbaar met de knop Afdrukken .

Tevens is het mogelijk een csv-export te maken. Dit exportbestand kan bijvoorbeeld in Excel worden geopend en eventueel verder bewerkt.


Info

Het absolute aantal leerlingen dat een keuzevak gekozen heeft, is het totaal aantal verschillende leerlingen dat dat keuzevak gekozen heeft. Het prognostische aantal leerlingen telt niet iedere leerling mee voor 1 leerling, maar voor het prognose-percentage dat die leerling voor deze afdeling heeft gekregen. Tien leerlingen met een prognose van 10% voor deze afdeling tellen bij het absolute aantal dus voor 10 leerlingen, en bij het prognostische aantal voor 1 leerling.

Let op: de statistieken zijn alleen in beeld voor keuze van het type Vak.


Keuzepakketten bewerken

U kunt als decaan ook keuzepakketten bewerken, dat wil zeggen een nieuw keuzepakket invoeren of een keuzepakket wijzigen. Dit doet u in hetzelfde scherm waarin u ook het overzicht van keuzepakketten bekijkt. U kunt keuzepakketten op twee manieren bewerken. De eerste mogelijkheid is het formulier te doorlopen zoals een leerling dat ook doet. Dit noemen we geleid bewerken. U kunt er ook voor kiezen om direct in het overzicht keuzepakketten aan te passen. Dit noemen we ongeleid bewerken.

Belangrijk

Voordat u keuzepakketten kunt bewerken, moet u eerst de schrijfbeveiliging uitzetten. Deze schrijfbeveiliging zorgt ervoor dat u niet per ongeluk keuzepakketten verandert als u dat niet wilt. De schrijfbeveiliging staat standaard aan. Om de schrijfbeveiliging uit te zetten, klikt u rechtsboven in het scherm op de knop Bewerken . U ziet het slotje opengaan en kunt nu keuzepakketten bewerken. Als u het scherm verlaat en het opnieuw opent, staat de schrijfbeveiliging weer aan en moet u deze opnieuw uitzetten.

Een keuzepakket geleid (via invullen van het keuzeformulier) bewerken

Het geleid bewerken van een keuzepakket
  1. Klik op de regel van de juiste leerling op de knop Invullen.
  2. Als er al een (deel van een) keuzepakket was ingevuld voor deze leerling, krijgt u de vraag of u dat keuzepakket wilt gebruiken, of dat u opnieuw wilt beginnen met invullen. Klik uw keuze aan.
  3. Vul het keuzeformulier (verder) in. Voor meer uitleg over het invullen van het formulier, zie Keuzeformulier invullen (voor leerlingen) of Een keuzeformulier controleren (voor de decaan).

Een keuzepakket ongeleid bewerken

Het ongeleid bewerken van een keuzepakket
  1. Klik, op de regel van de juiste leerling, in de kolommen van de keuzevakken die de leerling in het keuzepakket krijgt. De vakjes worden dan groen.
  2. Klik met de rechtermuisknop op een groen vakje om het pakketdeel waarin dit keuzevak gekozen is aan te geven. Klik met links op het juiste pakketdeel.
  3. Klik eventueel de keuzevakken die de leerling niet meer krijgt uit het keuzepakket. De groene vakjes worden dan grijs.
  4. Pas eventueel het pakketdeel waarin keuzevakken gekozen zijn aan door met de rechtermuisknop op het groene vakje te klikken.

U heeft de mogelijkheid om in de kolom Opmerking extra informatie te noteren. Deze informatie is alleen in dit scherm zichtbaar en komt dus niet bij gebruikers van andere schermen in beeld (zoals leerlingen).
 

Klassikale vakken toevoegen

PORTAL 1.8 Vanaf deze versie is het mogelijk om klassikale vakken in bulk toe te voegen.

Of een vak klassikaal is of niet, ziet u in het scherm Onderwijs > Geplande groepen, in de kolom vaktype

Klassikale vakken toevoegen
  1. Selecteer een of meerdere leerlingen (met shift+klik, ctrl+klik of ctrl+A).
  2. Klik op de knop Klassikaal toevoegen in de werkbalk.
  3. Selecteer eventueel een label dat u aan deze keuzes wilt verbinden om aan te geven in welk pakketdeel deze keuzes vallen.

Keuzepakketten van meerdere leerlingen tegelijkertijd bewerken

In de menubalk onder de selectoren voor roosterproject, vestiging en afdeling vindt u een aantal Bulkbewerkingen. Hiermee kunt u keuzepakketten van meerdere leerlingen tegelijkertijd bewerken. De actie die u kiest wordt toegepast op alle leerlingen die u heeft geselecteerd. Selecteer de leerlingen die u wilt bewerken met Shift-klik, Ctrl-klik, of (als u alle leerlingen wilt selecteren) met Ctrl-A. De regels van de geselecteerde leerlingen worden in de tabel lichtblauw weergegeven. U kunt de volgende bulkbewerkingen uitvoeren:

  • Klik op Vak toevoegen om voor alle geselecteerde leerlingen hetzelfde keuzevak aan hun keuzepakket toe te voegen. U geeft vervolgens aan om welk vak het gaat en welk pakketdeel of label dat keuzevak moet krijgen. Als u meerdere keuzevakken toe wilt voegen moet u deze handeling voor ieder keuzevak apart uitvoeren.
  • Klik op Vak verwijderen als u een keuzevak wilt verwijderen bij alle geselecteerde leerlingen, waarna u aangeeft om welk vak het gaat. Ook hier geldt dat u dit voor elk keuzevak dat u bij de leerlingen wilt verwijderen apart moet doen.
  • U kunt keuzepakketten wissen door op Pakketten wissen te klikken. Bij deze laatste actie krijg u eerst de vraag of u zeker weet dat u de keuzepakketten van alle geselecteerde leerlingen wilt verwijderen. Als u klikt op Doorgaan worden de keuzepakketten van deze leerlingen verwijderd.

Belangrijk

Let op: deze handelingen kunnen niet ongedaan worden gemaakt!

Een vrijstelling aangeven

U kunt ook aangeven dat een leerling een vrijstelling heeft voor een keuzevak in zijn of haar keuzepakket. Deze vrijstelling wordt ook voor de roostermaker zichtbaar als die de keuzepakketten gaat downlaoden naar de Zermelo Desktop.

Het aangeven van een vrijstelling
  1. Klik met de rechtermuisknop op het betreffende keuzevak.
  2. Klik in het menu dat nu zichtbaar wordt op vrijstelling.
  3. De leerling heeft nu een vrijstelling voor dit keuzevak. Het vak wordt nu ook grijs weergegeven.



Keuzepakketten beheren

Keuzepakketten van vorig schooljaar overnemen

In de menubalk voor bulkbewerkingen vindt u de knop Pakket vorig jaar overnemen. Als u daarop klikt haalt het portal voor alle geselecteerde leerlingen het keuzepakket van vorig schooljaar op en zet het in deze afdeling (in dit schooljaar) neer. Hierdoor krijgen de leerlingen het keuzepakket dat ze vorig schooljaar ook hadden, mits ze vorig jaar al in een afdeling zaten in uw portal (dit mag ook op een andere school of vestiging geweest zijn!) en in die afdeling een keuzepakket voor de leerlingen was opgeslagen in uw portal. Keuzevakken die niet in het keuzeformulier voor de nieuwe afdeling voorkomen worden niet overgenomen. Keuzevakken die een pakketdeel/label hebben dat niet in het keuzeformulier voorkomt, worden zonder label overgenomen.

Deze mogelijkheid is bedoeld om te voorkomen dat u keuzepakketten die meerdere schooljaren meegaan opnieuw in het portal in moet (laten) vullen. Als u voor de afdeling HAVO5 voor alle leerlingen deze knop gebruikt, heeft u in één keer de keuzepakketten zoals zij die vorig jaar in HAVO4 gevolgd hebben in deze afdeling staan. Ook voor alle leerlingen die vorig jaar al in HAVO5 zaten en nu een prognose voor HAVO5 hebben, wordt het pakket van vorig jaar overgenomen. Zo heeft u meteen alle pakketten, van leerlingen die vorig jaar in verschillende afdelingen zaten, compleet.

Voert u deze handeling uit voor VWO5, en zijn er in VWO5 leerlingen geprognosticeerd die vorig schooljaar in HAVO5 zaten, dan wordt ook voor die leerlingen (mits geselecteerd) het keuzepakket overgenomen. Aan de status van ieder keuzepakket (zie hieronder) kunt u vervolgens zien of het pakket voldoet aan de eisen van het keuzeformulier van deze afdeling. Voor de leerlingen die van HAVO5 komen zal het keuzepakket wellicht nog aangepast moeten worden; de status van het pakket signaleert dit voor u.

U kunt deze handeling op elk gewenst moment uitvoeren en het kan ook meerdere malen opnieuw gedaan worden. Als er al een keuzepakket in deze afdeling staat voor één of meerdere geselecteerde leerlingen, dan geeft het portal dit aan in een melding en kunt u voor die leerling geen pakket overnemen. U kunt dus alleen keuzepakketten overnemen voor leerlingen die nog geen keuzepakket in deze afdeling hebben staan (tenzij u eerst een keuzepakket wist).

De status van een keuzepakket

In de kolom Status in het midden van het scherm ziet u informatie over de status van ieder keuzepakket. Een groen vlakje waarin OK staat wil zeggen dat het keuzepakket dat de leerling gekozen heeft, voldoet aan het keuzeformulier dat aan deze afdeling is toebedeeld. Ziet u hier een rood vlakje met FOUT er in, dan voldoet het keuzepakket niet aan het formulier. De tooltip bij een rood vlakje geeft aan in welke keuze een probleem ontstaat en wat het probleem is. Dit zal u helpen bij het corrigeren van het keuzepakket.

Is de status OK maar met een oranje achtergrond, dan voldoet het keuzepakket wel aan het keuzeformulier, maar zijn er daarnaast nog andere keuzevakken in het pakket gekozen. Dit is een speciaal geval en kan betekenen dat uw keuzeformulier niet in orde is, of dat dit keuzepakket niet aansluit bij het keuzeformulier voor deze afdeling.

Definitieve keuzepakketten goedkeuren

In de kolom Ingeleverd? (koptitel 'I') kunt u zien of leerlingen het ingevulde keuzepakket definitief hebben ingeleverd. Als dat zo is staat er een groen vinkje  in deze kolom. Dit vinkje is ook voor de leerling zichtbaar in zijn of haar portal. Vervolgens kunt u aangeven dat u een keuzepakket goedkeurt door een vinkje in de kolom Akkoord? (koptitel 'A') te zetten. Uw akkoord is voor de leerling zichtbaar in het portal op de pagina "Mijn Keuzepakket" als een groen vinkje.

U kunt ook meerdere keuzepakketten in één keer accorderen. Selecteer hiervoor een aantal leerlingen met behulp van de Shift-knop of Control-knop op uw toetsenbord. Als u alle leerlingen wilt selecteren, kan dat met Ctrl-A. U kiest daarna voor de knop Pakketten accorderen in de menubalk voor bulkbewerkingen. Bij alle geselecteerde leerlingen komt nu een vinkje te staan in de kolom Akkoord? (koptitel 'A'). Met de knop Pakketten de-accorderen kunt u op dezelfde manier voor alle geselecteerde leerlingen het keuzepakket de-accorderen. Het vinkje verdwijnt dan bij alle geselecteerde leerlingen.

Belangrijk

Als u een keuzepakket heeft geaccordeerd, kunt u dit pakket niet meer wijzigen. Ook de leerling kan het keuzepakket dan niet meer wijzigen, maar nog wel bekijken. Zelf kunt u uiteraard het akkoord weer ongedaan maken door het vinkje in de kolom Akkoord? uit te zetten, waarna u het keuzepakket weer kunt bewerken.

Keuzepakketten afdrukken

Op het pakketoverzichtscherm, dat u te zien krijgt direct na het geleid invullen van een keuzepakket, bevindt zich een knop Afdrukken, dat een afdruk van dit overzicht maakt. U krijgt een afdrukvoorbeeld te zien en kunt in dat scherm op Afdrukken klikken. U kunt hiermee een overzicht van het pakket afdrukken voor uw papieren administratie en/of ter ondertekening door u en (de ouders/verzorgers van) de leerling. De leerling kan zelf ook zo'n afdruk maken.

Met de knop Pakketoverzicht afdrukken in de menubalk voor bulkbewerkingen kunt u in één keer voor alle geselecteerde leerlingen het pakketoverzicht afdrukken. Dit kunt u gebruiken om een afdruk aan de leerlingen mee te geven ter ondertekening.

PORTAL 1.8

In versie 1.8.0 van het portal zitten vernieuwde afdrukmogelijkheden van pakketbrieven. U kunt zelf de tekst opstellen en met behulp van tags informatie in de brief zetten. 


U gaat als volgt te werk:

  • In het scherm Keuzepakketten kiest u voor de knop 
  • Als u de tekst als sjabloon op wilt slaan, selecteert u een keuzeformulier waarbij u een brief voor wilt afdrukken 
  • U typt de gewenste tekst in het veld 'Brieftekst'. 
  • U kunt de invoegvelden (tags) die aan de linkerkant staan, in de brief zetten door erop te klikken. Voor elke leerling voor wie u een brief afdrukt worden de velden automatisch gevuld met de juiste informatie.
  • U kunt bij het geselecteerde keuzeformulier één sjabloon opslaan voor de pakketbrief. Elke keer als u een pakketbrief wilt afdrukken, verschijnt de opgeslagen tekst in beeld als u het keuzeformulier selecteert.
  • U kunt met vinkjes onder te tekst zelf aan te geven hoeveel handtekeningvelden u op de brief wilt hebben, en welke ondertekenaar er bij het veld komt te staan.
  • Met de knop <Verder> worden de pakketbrieven per leerling gemaakt volgens uw sjabloon.


Tip

Het kan zijn dat bij het Pakketoverzicht afdrukken ongewenste kop- en voetregels verschijnen, met bijvoorbeeld de URL van de webpagina erin. Dit is geen instelling van het Zermelo Portal, maar is een configuratie van uw browser. Bij de afdrukinstellingen daarvan kunt u de weergave van zulke regels uitschakelen of anders configureren.

Daarnaast is het mogelijk om een afdruk van het overzicht van keuzepakketten te maken. Dit doet u door op de knop Afdrukken rechtsboven in het scherm te klikken. Ook dan krijgt u een afdrukvoorbeeld te zien. Waarschijnlijk is het prettig om hier voor Liggend te kiezen in plaats van Staand.

  • No labels